Aufgaben der Mitarbeiterführung: Darauf kommt es an

Die Aufgabe der Mitarbeiterführung besteht darin die Mitarbeiter und Führungskräfte in die Aufgaben des Unternehmens einzubinden.

Wo Menschen auf Menschen treffen, wird kommuniziert. Wie schon der Kommunikationswissenschaftler Paul Watzlawick einmal formulierte: „Man kann nicht nicht kommunizieren.“

Also steht im Zentrum der Mitarbeiterführung notwendigerweise: die Kommunikation. Was aber bedeutet das konkret? Und warum geht da manchmal so viel schief?

Was versteht man unter Personalverantwortung?

Personalverantwortung bedeutet, schlicht gesagt, dass Sie im Unternehmen für die Führung von Mitarbeitern zuständig sind. Dabei geht es darum, Aufgaben zu delegieren, Ergebnisse abzunehmen und Feedback zu geben.

Es geht auch darum, Visionen und Ziele an die Teammitglieder zu kommunizieren und diese zu motivieren. Dies zeigt bereits, was Personalverantwortung im Kern ist: Kommunikation. Schauen wir uns einige Arten der Kommunikation einmal genauer an.

Arten der Kommunikation

Mittlerweile kennt wohl beinahe jeder das Sender-Empfänger-Modell der Kommunikation. Ein Sender sendet eine Botschaft an einen Empfänger, der sie aufnimmt und seinerseits eine Botschaft an den Empfänger zurücksendet.

Nicht immer läuft Kommunikation freilich bilateral ab. Es gibt auch Kommunikation in der Gruppe, zudem kann Kommunikation formalisiert oder informell ablaufen.

Schließlich gibt es auch noch verschiedene Ebenen der Kommunikation: sachlich, selbstoffenbarend, appellatorisch, die Beziehung zwischen den Sprechern betreffend. Auch dieses 4-Seiten-Modell nach Friedemann Schulz von Thun wird natürlich in der Kommunikation in Unternehmen wirksam.

Die schematische Darstellung im Sender-Empfänger-Modell zeigt also nur einen kleinen Ausschnitt aus dem, was Kommunikation tatsächlich bedeutet. Schauen wir uns also einige Aspekte noch einmal etwas genauer an.

„Einseitige“ Kommunikation vs. bilaterales Gespräch

Strenggenommen gibt es keine einseitige Kommunikation. Denn auch, wenn ein Vorgesetzer lediglich einen Auftrag erteilt und keine Reaktion erwartet: Eine mögliche Nicht-Reaktion des Empfängers der Nachricht ist, nach Watzlawick, eine Reaktion.

Und faktisch ist es ja auch so. Denn wir erwarten auch auf einen einfachen Arbeitsauftrag hin eine Antwort. Zumindest etwas wie „Ja, gern!“. Und der Unterschied zwischen einem „Okay…“ und einem „Ja, gern!“ sagt sehr viel aus.

Er gibt uns z.B. Anhaltspunkte über die Mitarbeitermotivation. Und dann haken wir als Führungskräfte nach: Ist der Mitarbeiter unzufrieden mit dem Auftrag? Gibt es ein Zeitproblem? Hat er den Auftrag verstanden?

Insofern ist Kommunikation nie einseitig – auch dort, wo vermeintlich nur Anweisungen erteilt werden. Als gute Führungskräfte müssen wir auf die kleinsten Reaktionen, verbal oder non-verbal, achten und mit ihnen arbeiten.

Natürlich kommt es weit häufiger vor, dass wir uns in einem Gespräch befinden, in dem beide gleichermaßen Sender und Empfänger sind – in dem Sinne, dass ein offenerer Austausch stattfindet.

• 

Soziale Kommunikation im Team

Nicht immer findet Kommunikation nur im Zwiegespräch statt. Typischer Fall im Unternehmen sind Teamsitzungen – und natürlich alle anderen Gespräche, die nicht „unter vier Augen“ stattfinden.

Soziale Kommunikation in diesem Sinne ist viel komplexer, weil Personen Partei ergreifen und wirklich die Beziehungen aller zu allen eine Rolle spielen.

Als Führungskraft moderieren Sie nicht selten solche Gespräche. Dabei geht es nicht nur darum, alle zu Worte kommen zu lassen und dem Gesagten mit Wertschätzung zu begegnen.

Es geht auch darum, wahrzunehmen, welche Dynamik zwischen den einzelnen Teammitgliedern herrscht. Dies gibt wertvolle Hinweise auf die Stimmung im Team – etwas, das Sie stets im Blick behalten sollten.

Formalisierte Kommunikation und informelle Gespräche

Informelle Gespräche finden immer und überall statt. Im Pausenraum, in der Raucherecke, auf den Fluren, in den Toiletten. Diese Form der Kommunikation gehört zum Unternehmensalltag dazu. Natürlich kann das dort Besprochene auch – positive wie negative – Rückwirkungen auf den Arbeitsalltag haben.

Informelle Kommunikation ist eine Form, sich Dinge von der Seele zu reden. Insofern ist sie positiv zu sehen.

Informelle Gespräche werden aber auch genutzt, um soziale Macht zu erringen oder zu demonstrieren. Das kann sich negativ auswirken.

Verhindern können Sie diese Gespräche als Führungskraft so oder so nicht. Es ist aber wichtig und sehr hilfreich, formalisierte Formen der Kommunikation zu nutzen, um klar zu kommunizieren. Zu formalen Kommunikationssituationen gehören etwa Sitzungen, Feedbackgespräche, Arbeitsanweisungen.

Je klarer und transparenter Sie als Führungskraft agieren und kommunizieren, desto weniger Raum für Klatsch bieten sie. Damit geben Sie etwaigen Kritikern weniger Chancen, informelle Gespräch zu nutzen, um andere im Team auf ihre Seite zu bringen.

Kommunikation im Unternehmen: Was bedeutet Führen von Mitarbeitern?

Wichtige Aspekte der Kommunikation im Unternehmen, die als Führungskraft zu Ihren Aufgaben gehören, sind:

• Planung von Aufgaben und Personalressourcen,
• Zielvereinbarungen mit Mitarbeitern treffen,
• Kommunikation und Kooperation zwischen Mitarbeitern ermöglichen und initiieren,
• Feedbackgespräche.

Wie aber gestalten Sie nun diese Kommunikation effizient, klar und transparent? Dafür gibt es einige wichtige Regeln und Tipps.

Regeln für die Informationskommunikation

Zunächst einmal geht es um das richtige Timing. Mitarbeiter müssen rechtzeitig über Aufgaben, aber auch Änderungen im Unternehmen, in Strategien unterrichtet werden.

Die Informationen sollten so umfangreich wie nötig sein und natürlich der Wahrheit entsprechen. Sie sind aber nicht dazu verpflichtet, Teammitglieder über alles und jedes zu informieren. Das kann unter Umständen nur zu Verwirrung führen. Informieren Sie also nur über konkrete Dinge, die die Mitarbeiter betreffen.

Die Informationen sollten klar strukturiert sein, so dass sie von den Mitarbeitern ohne Probleme verstanden werden. Überborden sollte das Ganze ebenfalls nicht. Kommunizieren Sie prägnant und auf den Punkt!

Gleichzeitig sollten gerade Ziele und Anweisungen auch motivierend sein. Liefern Sie also nicht bloß Haut und Knochen, sondern zeigen Sie den Wert eines Ziels, einer Aufgabe auf.

Ebenfalls wichtig ist es, deutlich zu machen, wer bei welchen Informationen Hol- bzw. Bringschuld hat. Dies wird in der Unternehmenskommunikation oft vergessen.

Wer weiß, das eine wichtige Information bei Person X abzuholen ist, hat die Pflicht, sich diese Information zu besorgen. Weiß er aber gar nicht, dass eine für ihn relevante Information vorliegt, gibt es eine Bringschuld ihm gegenüber. Der, der die Information hat, muss sie mit ihm teilen.

Wichtig ist also auch, dass die Teammitglieder immerzu wissen, wer wofür verantwortlich ist. Nur dann können sie ihre Hol- und Bringschuld auch erfüllen.

Klare Strukturen der Kommunikation

In manchen Unternehmen herrscht geradezu eine Toolmanie. Tausend verschiedene Plattformen und Tools werden parallel zu unterschiedlichen Zwecken verwendet. Mitarbeiter können diese verschiedenen Plattformen dann oft gar nicht alle gleichzeitig im Blick behalten.

Konzentrieren Sie sich daher besser auf wenige Kanäle. Sorgen Sie auch dafür, dass sie bestimmte Arten von Informationen immer über denselben Kanal verteilen.

Ganz wichtig natürlich auch: Als Führungskraft sind Sie nicht 24/7 erreichbar. Teilen Sie Mitarbeitern im Vorwege mit, wenn Sie nicht erreichbar sind – oder über welchen Kanal sie informiert werden möchten. Benennen Sie bei längerer Abwesenheit unbedingt einen Stellvertreter als Ansprechpartner und klären Sie Befugnisse und Verantwortlichkeiten.

Beantworten Sie Anfragen und Nachrichten Ihrer Mitarbeiter – so zeigen Sie an, dass Sie eine Information erhalten und zur Kenntnis genommen haben. Das gibt Ihren Mitarbeitern Sicherheit.

„Das Geheimnis des Erfolges ist, den Standpunkt des Anderen zu verstehen.“

Henry Ford

Mitarbeiterführung – kann das jeder?

Im Prinzip sind die Prinzipien der Mitarbeiterführung nicht kompliziert. Sie können also erlernt werden. Allerdings: Ein wenig Menschenkenntnis und Fingerspitzengefühl gehören schon dazu.

Niemand kommt als perfekte Führungskraft auf die Welt. So manch einem Fehler kann man vorbeugen, indem man sich mit dem Thema Führung beschäftigt. Denn manche Dinge funktionieren erfahrungsgemäß immer… oder immer schlecht. Letztlich lernt man vieles jedoch auch einfach im Alltag – beim Machen.

Optimal für die eigene Entwicklung ist sicher eine Kombination aus theoretischer Auseinandersetzung und konkretem Doing.

Diese Einstellung zeigen sie auch bei Fortbildungen, bei denen sie dabei sein sollten, um ihr Wissen zu erweitern.