Richtig und gefahrlos delegieren

Haben Sie nun als Chef eine Führungsposition übernommen? Das ist super! Jetzt haben Sie mehr Verantwortung und ein Team unter sich. Allerdings kommen nun bislang unbekannte Aufgaben auf Sie zu. Dazu gehört vor allem das Thema „Delegieren“.

Sie entscheiden, welcher Mitarbeiter welche Aufgabe übernimmt. Das ist zunächst eine schöne Annehmlichkeit. Schließlich haben Sie nun andere Verpflichtungen.

Delegieren hat allerdings auch seine Tücken. Gehen Sie dieses Thema zu leichtfüßig an, gefährden Sie unter Umständen die Arbeitsprozesse. Zudem kann es zu Streitereien unter den Kollegen kommen.

Mit dem richtigen Leitfaden treten solche Probleme nicht auf. Was können Sie also beachten, um korrekt und bewusst zu delegieren?

Um welche Aufgabe geht es?

Am Anfang einer jeden Delegation steht die Formulierung der Aufgabe selbst. Was genau soll also delegiert werden?

Handelt es sich um eine einmalige Aufgabe? Oder muss diese Aufgabe in bestimmten Zeitintervallen immer wieder bearbeitet werden?

Diese Fragen sind wichtig und sollten von Anfang an geklärt werden. Die Definition der Aufgabe klärt übrigens direkt die erforderlichen Kompetenzen.

Und damit klärt sich schnell die Frage, wer die Aufgabe übernehmen soll.

Wer soll die Aufgabe bearbeiten?

Die Frage nach dem „Wer?“ ist äußerst wichtig. Dies erfordert zu Beginn einen gewissen Spürsinn Ihrerseits. Sie müssen Ihre Mitarbeiter kennen und wissen, wie die Stärken und Schwächen verteilt sind.

Mit der Zeit haben Sie den richtigen Riecher. Trotzdem sollten Sie sich stets fragen, warum Sie gerade den einen Mitarbeiter aussuchen?

Sie ordnen Ihre Mitarbeiter ihren Kompetenzen nach den anfallenden Aufgaben zu. Wer kennt sich mit Thema A besonders gut aus und wer nicht?

Auf der anderen Seite möchten Sie Ihr Team fördern sowie fordern. Manche Mitarbeiter sehnen sich möglicherweise nach neuen Aufgaben.

Unterstützen Sie solch eine Arbeitseinstellung. Dies hat gleich mehrere Vorteile. Zum einen erweitern sich die Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter. Zum anderen eignen sich mit der Zeit immer mehr Mitarbeiter für gewisse Aufgabentypen.

Zuletzt spielt Ihr Bauchgefühl eine große Rolle. Sie selbst haben eine persönliche Einstellung zu all Ihren Mitarbeitern. Hören Sie also auch auf Ihre innere Stimme.t

Auf welche Art und Weise soll die ausgewählte Aufgabe bearbeitet werden?

Nun haben Sie einen Mitarbeiter ausgewählt. Jetzt klären Sie gemeinsam wichtige Details bezüglich der Aufgabenstellung sowie deren Bearbeitung.

Vielleicht benötigt Ihr Mitarbeiter spezielle Befugnisse für die Bewältigung der Aufgabe. Welche Berechtigungen erhält Ihr Mitarbeiter also nun?

Stellen Sie zudem die erforderlichen Ressourcen zur Verfügung. Möglicherweise wird ein bestimmtes Werkzeug oder ein spezielles Programm am PC für die Bewältigung der Aufgabe benötigt.

Auf der Gegenseite stehen die Vorgaben, die zwingend eingehalten werden müssen. Sie haben gewisse Vorstellungen von dem Ergebnis. Dies sollten Sie klar kommunizieren.

Hören Sie sich ebenfalls die Ideen Ihres Kollegen an. Welche Möglichkeiten und Ideen sieht er oder sie bei der Bearbeitung der anstehenden Aufgabe? Wo sehen Sie Gemeinsamkeiten mit Ihren eigenen Vorstellungen?

Tauschen Sie sich aus. Auf diese Weise gewinnen Sie das Vertrauen Ihres Mitarbeiters und gleichzeitig Respekt. Zudem erfahren Sie auf diese Weise, ob Ihre Wahl die richtige war.

Am Ende sollten Sie noch klären, wann Sie sich das nächste Mal treffen. Zwischengespräche sind äußerst wertvoll und extrem wichtig. Sie erfahren, wie weit die Aufgabe fortgeschritten ist. Gibt es unvorhergesehene Probleme?

Regelmäßiges Feedback ist wichtig – für beide Seiten. Ihr Mitarbeiter freut sich sicher über Ihr Lob oder Ihren Zuspruch, sollte es nicht wie geplant laufen.

Wenn ich erfolgreich delegieren will, muß ich zuallererst lernen, daß Dinge auch dann gut gemacht sein können, wenn sie nicht so gemacht werden, wie ich sie gemacht hätte.

Peter Hohl

Den Zeitpunkt der Abgabe klar definieren

Ein ganz wichtiges Detail ist natürlich die Abgabe. Wie viel Zeit erhält Ihr Mitarbeiter für die Erledigung der gestellten Aufgabe?

Soll die Abgabe zeitnah erfolgen oder stellen Sie etwas mehr Zeit zur Verfügung? Möglicherweise stellen Sie sogar einen gewissen Freiraum zur Verfügung.

Auf diese Weise liegt nicht so viel Druck auf Ihrem Mitarbeiter.

Geben Sie genügend Freiraum bei der Bearbeitung

Freiraum ist allgemein ein gutes Stichwort – nicht nur bei der Zeitplanung.

Möglicherweise hat Ihr Mitarbeiter einen ganz klaren Weg vor Augen. Jener könnte sich von Ihrem Lösungsvorschlag unterscheiden. Das ist prinzipiell nicht schlecht.

Erhält Ihr Mitarbeiter einen gewissen Raum zur Bearbeitung, stellt sich ein entspanntes Gefühl bei der Bearbeitung ein. Positiver Druck ist manchmal auch nötig. Allerdings nur zur gegebenen Zeit.

Ihre Spielregeln legen Sie am Anfang fest. Doch trotzdem könnte Ihr Mitarbeiter gewisse Dinge anders sehen, als Sie es tun. Nutzen Sie die Gelegenheit und sprechen Sie in regelmäßigen Abständen miteinander.

Seien Sie ein Mentor und kein autoritärer Chef. Weisen Sie Ihren Mitarbeiter in die richtige Richtung. Gleichzeitig sollten Sie etwas Freiraum für eigene Ideen schaffen.

Am Ende finden Sie den besten Weg. Auch dies ist übrigens eine Frage bei der Auswahl des Mitarbeiters. Manche benötigen ganz klare Regeln. Andere arbeiten unter etwas lockereren Bedingungen besser.

Je nach Aufgabentypus ist dies ein wichtiges Auswahlkriterium.

Schwierigkeiten, die auftreten können

Richtig delegieren ist nicht immer leicht. Grundsätzlich stehen über Ihnen Ihre eigenen Vorgesetzten. Und jene möchten Sie selbstverständlich zufrieden stellen.

Gerade deswegen kann es am Anfang sehr schwierig sein, Aufgaben zu delegieren. Schließlich übergeben Sie auf diese Weise Verantwortung. Sie legen sie in die Hände Ihres Mitarbeiters.

Als Führungskraft ist dies eine extrem wichtige Qualifikation. Sie müssen wirklich dazu in der Lage sein, Aufgaben zu übergeben.

Haben Sie Vertrauen in Ihre Mitarbeiter. Wenn Sie am Ende alles selbst machen, stellt dies nämlich niemanden glücklich. Und Sie sehnen sich sicherlich nach einem schönen Arbeitsplatz.

Dazu gehört der respektvolle Umgang untereinander. Delegieren Sie Aufgaben an verschiedene Mitarbeiter, bringen Sie dadurch Ihr Vertrauen zum Ausdruck.

Ein positives Arbeitsgefühl stellt sich auf diese Weise ein.

Die Bewältigung der Aufgabe erfolgt zudem effizienter. Ein höherer Leistungsgrad lässt sich erzielen.

Sie selbst können die anstehenden Aufgaben sicherlich gut bewältigen. Doch Ihre Mitarbeiter besitzen ebenfalls die erforderlichen Kompetenzen.

Sie müssen nichts beweisen

Darüber hinaus sind Sie gut in dem, was Sie tun. Das wissen Ihre Mitarbeiter durchaus. Schließlich befinden Sie sich in einer Führungsposition. Das bedeutet aber nicht, dass Sie nach wie vor alles selbst tun müssen.

So erzeugen Sie nur Stress und Unmut. Gerade bei Ihnen selbst, denn als Chef erhalten Sie neue Aufgaben.

Haben Sie also keine Angst. Natürlich gewinnen Ihre Mitarbeiter an Erfahrung und werden immer besser. Das sorgt im Gegenzug aber nicht zu Ihrer Degradierung.

Befürchtungen jener Art haben sicherlich viele Führungskräfte. Doch Sie sollten sich darüber im Klaren sein, dass Sie nicht ohne Grund im Chefbüro sitzen.

Darüber hinaus ändert sich Ihr Aufgabenfeld allgemein sehr. Vorher haben Sie möglicherweise viele Aufgaben übernommen. Jetzt delegieren Sie diese Aufgaben mehr, als dass Sie sie bewältigen.

Eine total nachvollziehbare Veränderung. Jene müssen Sie selbst zunächst akzeptieren. Doch ganz wichtig: Haben Sie keine Angst davor!

Fachlich wissen Sie nach wie vor eine Menge über Ihren Beruf. Das wissen auch Ihre Mitarbeiter. Sogar dann, wenn Sie sich nun vermehrt um andere Dinge kümmern müssen.

Delegieren ernst nehmen

Ihnen sollte klar sein, dass Delegieren eine wirklich wichtige Aufgabe Ihrerseits ist. Die Folgen von nicht richtig durchgeführter Aufgabendelegation können sich in mühsamer Nachbearbeitung zeigen.

Dazu muss es allerdings nicht kommen. Sie selbst fühlen sich besser, wenn Sie klar und deutlich kommunizieren. Das gilt im Gegenzug auch für Ihre Mitarbeiter.

Dadurch wissen beide Parteien, worum es geht. Alle wichtigen Details wurden geklärt. Sagen Sie aber niemals einfach nur „Sie machen das schon!“. Eine Strategie, die sich in vielen Fällen nicht bewährt.

Erkennen Sie zudem auch den Wichtigkeitsgrad der zu delegierenden Aufgaben. Sie haben sicherlich selbst ganz viel um die Ohren. Doch trotzdem sollten Sie sich genügend Zeit zum Delegieren nehmen.

Eine erforderliche Maßnahme zur zufriedenstellenden Bewältigung der bevorstehenden Aufgabentypen.

Gerade zu Beginn in Ihrer neuen Position müssen Sie sich an die Aufgabe „Delegieren“ gewöhnen.

Jedes Unternehmen funktioniert darüber hinaus anders. Das kommt stets auf die anfallenden Aufgaben an und die Anzahl der Mitarbeiter.

Wichtig ist, dass Sie genügend Zeit einplanen. Dies betrifft nicht nur Ihren eigenen Aufgabenbereich. Dazu zählen auch die von Ihnen delegierten Aufgaben.

Reflektieren Sie, werten Sie aus. Überlegen Sie sich einen geeigneten Plan für die Woche. So beweisen Sie, dass Sie den Aufgaben Ihrer Position gewachsen sind.

Fazit

Delegieren ist ein wichtiges Thema für Führungskräfte. Hier sind noch einmal alle wichtigen Details zusammengefasst:

• Definieren Sie die zu delegierende Aufgabe
• Wählen Sie den richtigen Mitarbeiter aus
• Setzen Sie sich mit der Aufgabe und den erforderlichen Kompetenzen auseinander
• Sprechen Sie ausführlich über die anstehende Aufgabe
• Geben Sie genügend Zeit
• Übernehme Sie nicht selbst alle Aufgaben
• Lernen Sie, Verantwortung zu übergeben
• Reflektieren Sie regelmäßig Ihre Arbeitsweise bezüglich Ihres Delegierens
• Nehmen Sie die Aufgabe ernst

Schon nach Ihren ersten Amtshandlungen zeigen sich die positiven Auswirkungen korrekter sowie ernst genommener Delegation.

Ihre Abteilung oder Ihr Unternehmen läuft flüssig und Ihre Mitarbeiter sind zufrieden. Daraus resultiert ein zufriedener Chef – also Sie!